Simone Hochgräber & Anika Dinslage zum Thema „Kommunikation“
Anika Dinslage und Simone Hochgräber vom TSV GutsMuths äußern sich zum Thema „Kommunikation“ (BewegtBerlin, 5-2024)
Zu den Personen
Anika Dinslage (46) leitet gemeinsam mit Simone Hochgräber das Turn- und Freizeitzentrum des TSV GutsMuths. Im Ehrenamt ist sie als Turntrainerin tätig.
Neben ihrem Hauptamt beim TSV GutsMuths ist Simone Hochgräber (58) ehrenamtlich als Turntrainerin und Vorstandsmitglied für Sport im TSV GutsMuths tätig. Darüber hinaus ist sie Fachwartin für SGW/TGW/TGM beim BTFB und Teammitglied TGM/TGW im DTB.
Anika Dinslage (AD): Ich denke, dass gute Kommunikation immer auf gutem Zuhören basiert. Um Missverständnissen vorzubeugen, versuche ich, klar und präzise zu formulieren, dabei sollten eine offene und ehrliche Gesprächskultur sowie ein respektvoller Umgang miteinander selbstverständlich sein.
Simone Hochgräber (SH): Man muss über alles sprechen können, ohne unterbrochen zu werden. Unterschiedliche Meinungen müssen akzeptiert werden und es sollte immer eine zugewandte Diskussion möglich sein. Auch wenn man nicht einer Meinung ist, sollten Lösungen gefunden werden.
SH: Anika und ich sind mit jeweils einer halben Stelle als Teamleitung innerhalb eines Job-Pairing Vertrages tätig. Wir sind zuständig für alle Belange des Zentrums (Kurse/Workshops/Kommunikation mit den Schulen/ Kitas/Bezirksämtern und dem Senat/Etatplanung/Baulichkeiten/Mitarbeiter). Zusätzlich agieren wir als Verbindungsstelle zwischen Zentrum und Verein. Wir sitzen im Ehrenamtlichen Vorstand, der aus 10 Personen besteht. Der Vorstand tagt einmal im Monat. Dort werden alle Belange des Vereins besprochen und diskutiert.
AD: Um unsere Mitglieder zu erreichen, bevorzugen wir die direkte, persönliche Kommunikation, die Politik der Offenen Tür. Außerdem nutzen wir unsere Vereinsnachrichten, die Homepage und versenden regelmäßige E-Mail-Newsletter.
SH: Durch unser neues Vorstandmitglied für Digitales erreichen wir nun auch unsere Mitglieder über Facebook und Instagram. Über diese Wege ist auch jegliches Feedback möglich. Darüber freuen wir uns immer sehr, da man sich nur dadurch weiterentwickeln kann.
AD: Per E-Mail bzw. Nachrichtenblatt informieren wir über besondere Veranstaltungen, wie z.B. Workshops, Tanzfest, neue Kursstarts, Sommerfest usw. Wir schreiben aber auch am Jahresende und zum Sommer recht persönliche E-Mails mit guten Wünschen an die Mitglieder. Das haben wir während der Pandemie begonnen und die Resonanz war sehr positiv. Man muss das richtige Maß finden und darf die Mitglieder natürlich nicht mit einer Mail-Flut nerven…
Wir Hauptamtlichen halten wöchentliche Team-Meetings ab und viele Dinge werden im Alltag einfach face to face besprochen. Homeoffice ist nicht in allen Bereichen möglich, wird aber teilweise praktiziert.
SH: Mit der zunehmenden Digitalisierung in den letzten Jahren haben wir nun auch die Möglichkeit, bei den monatlichen Vorstandssitzungen externe Vorstandsmitglieder zuzuschalten. Auch kurze Besprechungen mit dem geschäftsführenden Vorstand (BGB) führen wir des Öfteren über Zoommeetings durch.
Besonders wichtig, insbesondere im Umgang mit Ehrenamtlichen, empfinde ich, dass die Gespräche auf Augenhöhe geführt werden, sachlich und nicht zu emotional. Positive Rückmeldungen an die Ehrenamtlichen sind sehr wichtig und es ist wichtig, gemeinsame Lösungen zu finden, falls es Probleme gibt. Wir nehmen unser Ehrenamtlichen ernst und vermitteln ihnen, dass sie immer auf unsere Unterstützung zählen können.
Unsere Geschäftsstelle steht jeden Tag offen. Auch spontan können wir persönlich mit unseren Ehrenamtlichen sprechen. Unser Vorstand versucht auch durch Einladungen, z.B. zum Tanzfest oder zum Grillen, seine Wertschätzung auszudrücken. Dort sollen sich unsere Ehrenamtlichen aus unterschiedlichen Gebieten und der Vorstand kennenlernen und zum Austausch angeregt werden.
AD: Bei komplexen oder sensiblen Themen würde ich den persönlichen Kontakt immer bevorzugen. Problemgespräche, Beschwerden oder auch Mediationsgespräche würde ich immer face to face führen. Das stärkt letztlich persönliche Beziehungen!
SH: Was wir aus unseren Erfahrungen der internen Kommunikation weiterreichen möchten: Eine gute Kommunikation erleichtert jegliche Arbeit. Die Digitalisierung erleichtert bei manchen Themen die Wege. Allerdings ist das persönliche Gespräch nicht wegzudenken. Nur über Zoom zu kommunizieren, das hat sich bei Corona gezeigt, bringt nicht den Austausch, der bei solchen Gremien unbedingt notwendig ist. Eine gesunde Mischung würden wir jedem empfehlen.
Wir müssen natürlich auch viel mit Ämtern kommunizieren und da ist man auf eine gute Verständigung angewiesen, wenn es im buchstäblichen Sinne mal brennt. Hier ein Beispiel aus meiner ehrenamtlichen Praxis.
Kurz vor den Norddeutschen Meisterschaften TGM/TGW, die wir ausgerichtet haben, brannte es in der Schule, in der 400 Teilnehmerinnen und Teilnehmer untergebracht werden sollten. Das ist natürlich ein Schock, vor allem wenn die Nachricht in den großen Ferien kommt, da man dann auch keine Schulleitung mehr erreichen.
Bei solchen Veranstaltungen finde ich es sehr wichtig, erst einmal mit den Schulen zu sprechen und ihnen die Veranstaltung zu erklären. Man bekommt dann sehr viel mehr Verständnis für sein Anliegen, als wenn nur die Benachrichtigung vom Bezirksamt erfolgt. Außerdem muss man bei den Anträgen die Bereitschaft der Schule nachweisen und dazu sind persönliche Gespräche unbedingt notwendig. Die Anträge und Verhandlungen müssen natürlich durch den Fachverband mit den Bezirksämtern geführt werden. Ansonsten ist man absolut abhängig von den bearbeitenden Stellen. Eine freundliche zugewandte Art am Telefon ist sicherlich von Vorteil. Und dann hängt es davon ab, wie schnell das Anliegen bearbeitet wird. Bei uns ist es zum Glück gut ausgegangen.
Was den BTFB angeht, empfinde ich die Kommunikation mit der Geschäftsstelle als gut. Für meine Anliegen finde ich dort entsprechende Ansprechpartner, die mich auch immer versuchen zu unterstützen.
Meine TK-Vorsitzende auf ehrenamtlicher Seite, Brigitta Sandow, findet unsere Sportart großartig und unterstützt mich vor allem emotional, wo sie nur kann. Da in unserem TK jetzt auch der Orientierungslauf angesiedelt wurde, besteht auch dort eine tolle interne Kommunikation.
Zu den BTFB-Medien: Das Magazin finde ich sehr gut. In den letzten Ausgaben wurden viele wichtige und interessante Themen behandelt. Die Website nutze ich leider zu selten für meinen Bereich. Oft fehlt mir da die Zeit Artikel etc. hineinzustellen. Ich bin noch auf der Suche nach jugendlicher Unterstützung. Dass ich jetzt die wichtigsten Infos mit der BB-App auf dem Handy habe, ist auch von Vorteil.
Weitere Quellenangaben / Informationen zum Artikel:
Foto: Hans Scherhaufer